手間をかけないために、手間をかける

【今日のポイント】

　2016年も大詰め、あと2日を残すのみとなりました。
私を含め多くの方が切羽詰まってから年賀状を用意し始めたり
年明けになれば、確定申告のための経費の集計や整理に
追われる日々を迎えているのではないでしょうか？

手間がかかることは判っているつもりでも
なかなか手を付けない、その為後で苦労することを
繰り返す。

2016年最後の記事では
手間をかけないために手間をかける
について、思うところを書いてみたいと思います。

今年もお世話になりました。

お元気ですか！
50才からの第二の人生応援ブログ、先憂後楽の
寺田　淳です。

【手間がかかる、手間をかける】

　先に挙げた年賀状を例にすれば、
毎年新たな出会いを迎え挨拶を交わす人数は右肩上がりです。

その都度パソコンの住所録に住所・氏名等必要事項を打ち込んでおけば
それほどの負荷にはなりませんが、「もう少しまとめてからでも」
といった目先の手間を惜しんで、結果的に12月半ば頃にまず、
年賀状を出す方のリストアップから始まり、年賀状に記載する
各人宛の挨拶分を考えて、印刷に取り掛かります。

～その都度、住所録をメンテしておけば
～もう少し早くから挨拶分を考えておけば
～年賀状を購入したときに全ての準備を終えておけば

　さらに私のような自営業者は年明け早々から
確定申告に必要になる各種資料の収集や集計を
始めることになります。

私の性格でしょうが、毎年2月を前にして
旅費交通費の計算が未了！
医療費の集計は手付かず！
消耗品費のインプットが不完全！
ここにきて各種の領収証のチェック！

等々、年賀状の時と同じ「痛い目」を
味わってきました。

手間がかかることを、後回しにしてきた
だから最後に相応の手間をかけることになる。
～当然の結果なのです。

目先のごく小さな手間を惜しんだために、
最後は相当な負担となる手間に、相当な時間を割くことになる。

日々の僅かな手間を、その都度かけておけば、
膨大な手間がかかるような事態にはならないという事、
身に染みて認識した次第です。

【仕事の手間とは】

　日常生活でも起こることは仕事上でも起こります。
サラリーマンなら宿命となる人事異動ですが、
「引継ぎ書」という名称で今まで自分が携わってきた
業務の概要や取引先のリストや担当者の特徴、
仕事の進め方の慣習やノウハウなどを記載し後任に伝える。

同じように新たな赴任先では同様の引継ぎ書を以て
ある程度の事前情報を基にした営業活動に速やかに入る。

この場合でも、手間をかける大切さが問われます。

　例えば、1年毎にこれまでの仕事の概要をまとめるようにしておけば
いざ異動となった場合も、1年毎のレポートをまとめるだけで済みます。
これを怠り、3年後に異動となったら・・・？

どこから手を付けてよいやら、で結局漠然とした内容の
引継ぎ書しか用意出来なくなります。

　自部署に配属された新人に教える場合でも同じですね。
ルーティンワークであれば「マニュアル化」しておくのです。

とりあえずは新人君にそれを読んでもらえば
一から業務を説明する手間が省けますし、判らない事だけを
問いかけるよう指導出来ます。

そうすれば唐突な新人君からの質問攻めに
自分の仕事のペースを乱される場面も相当数削減出来るのです。

ただ、日々の業務と言えど素人にわかるように
一から十までを「言葉で説明する」マニュアル化は
それなりに手間がかかります。

　ですが、一度腹を括って取り組めば、
自分の代だけでなく、次代以降にも貢献出来る
マニュアルとなるかもしれません。

確かにマニュアル化はその時は大変ですが、
一度完成すればその後の手間が大幅に省けるのです。

～その都度答えるほうが手間がかからん
～まとめる時間が惜しい

その都度の手間は時間は短いかもしれませんが
永遠に発生する手間なのです。

【終活の手間も同じです】

　ここまで書けば、もうお分かりの方も多いでしょうが
終活も同じことですね。

遺言も、エンディングノートも、一気に完成を目指すから
どこから手を付けたらいいかで当惑し、後回しし、
そのまま頓挫していく、　下手をすれば毎年この繰り返し！？

　毎年、毎月ひとつの項目だけ、しっかりと完成させる。
この繰り返しで、年末に完成させるといった計画であれば
焦ることもなく成功体験を繰り返すことにより、継続して
行動が出来るようになります。

著名な芸人さんの言葉を借りれば
「小さなことから、コツコツと」

これが、これこそが何かをやり遂げる唯一の行動
なのではないでしょうか？

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投稿者プロフィール

寺田淳（行政書士）

東京は新橋駅前で「寺田淳行政書士事務所」を開業しています。
本業では終活に関連する業務（相続、遺言、改葬、後見、空家問題等）を中心とした相談業務に従事し、さらにサラリーマンからの転身という前歴を活かした起業・独立支援に関する支援業務やセミナー講演等を開催して、同世代の第二の人生、第二の仕事のサポートも行っています。

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